Mail Merge di Excel 2007

Seperti yang pernah saya Posting di Beberapa hari yang lalu yaitu tentang Membuat Link Mail Merge di Microsoft Excel, kembali saya mencoba mencari info bagaimana kalo seandainya mail merge nya langsung di Excel saja, Soalnya kalo cara yang kemaren cukup ribet dan lambat alias lelet pekerjaanya.

Kali ini saya mencoba memposting bagaimana cara membuat Mail Merge kalo di Excel, caranya cukup gampang dan Proses Perpindahan Record (Data) nya juga cepat, Namu kali ini karena kita langsung bermain di Excel, maka ada sedikit Rumus yang akan kita gunakan dalam pembuatan Mail merge ini yaitu menggunakan Fungsi Lookup, Kalo masih bingung dengan Rumus Lookup atau Fungsi Lookup silahkan buka mbah google banyak kok postingan yang membicarakan soal itu.

Langsung saja, untuk membuat Mail merge di Excel kita membutuhkan beberapa bantuan seperti Rumus Lookup, Insert Control dan Design Mode

Langkah Pertama : Ambil Command Design Mode dan Insert Control

• Pada Quick Access klik tombol Drop Down
• Pilih More Command
• Pada Choose Command pilih All Command
• Cari Command Design Mode dan Insert Control, klik tombol Add untuk menampilkan ke Quick Access ( Satu persatu ya, gak bisa langsung dua sekaligus)

 Langkah Kedua : Letakan Database pada Sheet2 dan Transkip Nilai (yg di buat Mail Merge) pada Sheet1.  Kemudian Atur Tampilan Transkip Nilai Menjadi Page Break di set Print Area

• Blok Area yang akan di Print
• Pilih Menu Page Layout
• Klik Print Area dan pilih Set Print Area

sehingga tampilan nya menjadi seperti ini :

Membuat Link Mail Merge di Microsoft Excel

Pada Akhir Tahun Ajaran saya selalu membuat Transkrip Nilai untuk Mahasiswa, anda pasti tahu transkrip nilai? Sudah pasti donk.... Kalo masih ada yang belum tau cari pengertian nya di Mbah google aj.  Nah, karena transkrip nilai itu berupa nilai Mahasiswa dari setiap mata kuliah, tentu setiap Mahasiswa memiliki Nilai yang berbeda untuk setiap mata kuliah, Semua itu tentunya akan lebih mudah di kerjakan denga Mail Merge. Yang jadi pertanyaan bagaimana membuat Mail Merge di Microsoft Excel??? Saya berfikir untuk mengakalinya yaitu mailmerge tetap saya buat di word namun fieldnya saya copy ke excel Alhamdulillah bisa!!!

Sebelumya saya sudah memiliki Database Nilai dari Masing - masing Mahasiwa dan masing-masing mata kuliah di Microsoft Excel. Namun untuk membuat transkrip nilai tersebut saya buat di Microsoft Excel. Nah Bagaimanakah caranya Membuat Link dari Microsoft Excel ke Microsoft Word lalu Link lagi ke Microsoft Excel..... he he jangan pusing ya dengan kata-kata yang saya buat.  Intinya Data Mail Merge dari Microsf Excel kemudian dengan bantuan mail merge di word di oper lagi ke Microsoft Excel.  Kira-kira seperti ini hasilnya nantinya :

Caranya :
1. Link kan Database pada Excel ke Mail Merge
- Klik Tab Menu Mailings
- Klik Select Recipient
- Pilih Use an Existing List
- Browse dimana letak database disimpan, open
- pilih sheet dimana database di ketik
- Masukan Field ke dalam Dokumen

 

2. Setelah field di masukan semua,  Copy field satu persatu dari word, kemudian klik kanan pada cell yang mau di pastekan pilih paste Special, Pilih Paste Link hasilnya :

3. Munculkan data melalui Word Klik Preview Result, maka yang di Excel juga akan tampil data. Geser Record Data pada Word maka di Excel juga berubah. 

Memang sedikit agak ribet, tapi setidaknya sedikit membantu, daripada mengganti datanya satu persatu.  Selamat Mencoba....... Oh ya, agak sedikit lambat proses pergantian datanya, dan kalo kita menggunakan Word bisa di print secara keseluruhan dengan mengklik Finish & Merge, tapi kalo di Link kan di Excel seperti di atas setahu saya Tidak Bisa, kalo ada teman-teman yang bisa memberi Tambahan Silahkan.